Votre party des Fêtes se réserve maintenant, pas en novembre

Par André Auger, fournisseur événementiel

Chaque année, c'est le même appel. On est rendu au 4 novembre, la voix au bout du fil est enjouée, et la phrase est presque toujours identique : « On veut faire quelque chose de spécial pour notre party de Noël. Es-tu libre le 12 décembre? »

Le 12 décembre, ça fait six semaines que je suis réservé. La salle qu'ils avaient en tête aussi. Et le budget qu'ils avaient prévu au printemps ne donne plus le même événement en novembre qu'en septembre.

Ce n'est pas une question de chance. C'est une question d'arithmétique.

Cette année, tout se joue sur deux fins de semaine

Faites le calcul avec moi. Un party des Fêtes, ça se tient presque toujours un vendredi ou un samedi soir. Cette année, entre le 13 novembre et le 19 décembre, ça donne 6 vendredis et 6 samedis. Sauf que la dernière fin de semaine (18-19 décembre) est presque toujours boudée, trop proche du congé des Fêtes. Il en reste 5.

Et dans ces 5, tout le monde vise les mêmes : le 4-5 et le 11-12 décembre. Deux fins de semaine, pour des milliers d'entreprises qui veulent toutes réunir leur monde avant les vacances.

Tout le reste découle de là : les salles, les traiteurs, les techniciens, les DJ, les maîtres de cérémonie, les photobooths. Ce n'est pas une pénurie inventée pour vous faire signer plus vite, c'est juste que personne ne peut être à deux endroits le même soir. Aujourd'hui, vous choisissez. En novembre, vous prenez ce qui reste.

Les gros événements, eux, sont déjà réservés

Il y a une couche que la plupart des gens ne voient jamais. Les événements de 500 personnes et plus ne se planifient pas en septembre : ils se réservent presque deux ans d'avance. Quand une association ou une grande entreprise bloque une salle de bal pour décembre 2027, elle le fait maintenant. Et avec la salle partent souvent le traiteur, l'équipe technique et les fournisseurs d'animation.

Donc quand vous magasinez votre soirée de 150 personnes pour le 11 décembre prochain, vous ne magasinez pas dans un calendrier vide. Vous magasinez dans ce qui reste une fois que les gros joueurs ont réservé, il y a un an et demi.

Chez nous, il y a une contrainte de plus, et celle-là, on se l'impose. On peut opérer jusqu'à cinq événements en même temps le même soir. On pourrait en prendre davantage, on ne le fait pas. Au-delà de cinq, ce n'est plus notre monde qui est sur le plancher, c'est des ressources ramassées à la dernière minute, et la qualité suit rarement. Cinq, c'est notre limite pour que chaque client reçoive exactement le service qu'il a acheté.

Ce qui veut dire que pour le 4-5 et le 11-12 décembre, chez nous, le nombre de places restantes se compte sur les doigts d'une main.

Ce que ça change concrètement de réserver tôt

Réserver tôt, ce n'est pas seulement « avoir sa date ». C'est surtout récupérer trois ou quatre leviers que le temps vous enlève un par un.

Le premier, c'est le prix. Une date en pointe (le samedi 12 décembre, disons) coûte plus cher partout dans la chaîne qu'un jeudi 3 décembre ou qu'un party en formule dîner. Quand vous magasinez maintenant, vous avez encore le choix de la date, donc le choix du prix. En novembre, votre seule date disponible dicte votre budget.

Le deuxième, c'est le temps de créer quelque chose. Un concept sur mesure, un thème qui colle à ce que votre équipe a vécu dans l'année, un décor cohérent, une animation qui nomme vos gens et vos bons coups : tout ça demande des semaines de préparation, pas des jours. Les événements dont vos employés reparlent en février ont presque tous été pensés avant l'Halloween.

Le troisième, c'est la marge de manœuvre. Il y a toujours quelque chose qui bouge : un nombre d'invités qui monte de 80 à 130, un conférencier qui se désiste, une direction qui change d'idée sur le format. Maintenant, ça se règle. À trois semaines de l'événement, ça se paye.

Votre calendrier à rebours

Voici comment je vois une saison des Fêtes bien menée, à partir d'aujourd'hui.

• Dès maintenant : on verrouille les deux choses qui ne se dédoublent pas, la date et le lieu. On fixe aussi une fourchette de budget réaliste et le nombre approximatif d'invités. C'est tout. Ça se fait en deux conversations.
• Début octobre : on choisit le format et le concept (souper avec animation, 5 à 7 avec activité, gala avec remise de prix, party plus décontracté). C'est le moment de réserver l'animation, la musique, le photobooth et l'audiovisuel, parce que les meilleures ressources partent maintenant.
• Fin octobre : les invitations sortent. Plus elles partent tôt, meilleur est votre taux de présence, surtout si votre monde a des enfants ou vient de loin.
• En novembre : on peaufine le déroulement minute par minute, les allocutions, les hommages, la liste musicale, les besoins techniques, le plan B météo pour les gens qui voyagent.
• En décembre : vous n'avez rien à faire. Vous êtes un invité à votre propre party. C'est exactement l'objectif.

Les questions à régler cette semaine

Si vous ne faites qu'une chose après avoir lu ce texte, répondez à ces cinq questions et envoyez les réponses à votre fournisseur.

• Quelle est votre date idéale, et quelle est votre date de rechange?
• Combien de personnes, à plus ou moins vingt près?
• Est-ce que les conjoints sont invités? Ça change la salle, le budget et l'ambiance.
• Y a-t-il des reconnaissances, des années de service ou des départs à souligner?
• Voulez-vous que les gens dansent, ou qu'ils se parlent? Les deux ne demandent pas la même soirée.

Ces cinq réponses valent plus qu'un cahier de charges de vingt pages. Avec ça, on peut déjà vous dire ce qui est possible et à quel prix.

Et si vous êtes déjà en retard?

Ça arrive, et ce n'est pas dramatique. Il y a toujours des solutions pour les retardataires : un jeudi, un dîner des Fêtes, un party en janvier (les gens sont beaucoup plus disponibles et beaucoup plus contents d'y être qu'on pense), ou une formule plus courte mais mieux ciblée.

Mais tant qu'à choisir, choisissez pendant qu'il reste du choix.

Prêt à bloquer votre date?

Chez Les Événements Mondains, on conçoit, anime et produit des partys des Fêtes et des congrès depuis plus de 30 ans, partout au Québec : animation et maîtres de cérémonie, DJ et services musicaux, photobooth TuFlash, décor et audiovisuel.

Vous préparez votre party des Fêtes ou votre saison de congrès d'automne? Écrivez-nous au 418 571-7160 ou à info@evenementsmondains.com, on regarde vos dates ensemble.